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密)文件回收紙不可再利用，以免相關重要資料無法監管。

6.9.4  資訊部應對各單位使用之電腦相關設備、公用資料夾之資料設置安全維護措施，規定各項硬體設備之存取及列印權限，並進行監督及有關資訊保密之教育訓練。

         6.10 工程變更文件(ECR/ECN/EN)、圖面、設計稿等之管制具體依《圖面管理規範》及《工程變更作業規範》辦理，但發行與回收作業可參照本文件管理程序第6.項相關條文作業。

  6.11《控制計划》等相關文件的發行、回收、廢止流程亦參照本文件執行。

  6.12 品質記錄之鑒別及收集匯總與修訂。

6.12.1 MDCU權責人員將品質系統運作過程中各相關單位所使用的記錄予以鑑別、收集，依其適切性，規定其保存部門及保存期限並填入《品質記錄一覽表》，經管理者代表核準后，分發各相關部門以供遵循。

6.12.2 MDCU權責人員每半年應對所作的《品質記錄一覽表》作一次修訂，修訂的時限亦可以根據實際情況決定，修訂后仍須經管理者代表核準，然后分發相關部門供遵循。

6.12.3若是所填表單記錄的內容須更改則需重填表單或者權責人員在更改處簽名以示負責。

6.13書面品質記錄索引、歸檔、調閱：

6.13.1各單位之品質記錄索引以兩位流水碼為原則編訂，一個檔案類別賦予一個編碼，編訂成品質記錄之索引表。

6.13.2近期品質記錄按其名稱來建立檔案，並按事件之發生時序歸檔。

6.13.3以索引號碼作為檔案類別之編號，同一名稱之品質記錄用一個檔案名，若數量較多時，可分兩個或兩個以上資料夾來歸檔，但須以冊次表示其順序，格式如下： 

6.13.4歸檔標示位置一律于檔案外側立面。

6.13.5超過保存期限之過期品質記錄，由存查單位視歸檔類別之容納情況，進行分類整理。

6.13.6整理后的過期品質記錄，一律加封面裝訂成冊，封面大小，顏色由各單位自行統一規定，但封面上能追溯到檔案類別及記錄時段。

6.13.7品質記錄檔案的整理與歸檔應便于調閱。調閱結束后，應立即放回原位。

6.13.8書面品質記錄之保存與維護：

a)  各單位在保存品質記錄檔案時，須考慮存放環境，以防止檔案資料發霉、腐爛、虫蛀、鼠咬或遺失。

b)  品質記錄檔案資料存放處，須經常打掃，整理，以保持整潔的存放環境。

6.13.9若品質記錄為電腦儲存(需設定密碼保護)、光碟儲存或者其它媒體儲存，則須分類按時序歸檔，並妥善保管。

6.13.10品質記錄之銷毀：

a)      各單位應根據品質記錄的保存狀況(書面或電腦或光碟或其它媒體)，對超過保存期限之品質記錄作成《品質記錄銷毀申請表》，經部門主管核准后辦理銷毀。

7. 相關資料：

   7.1 《圖面管理規範》                    (IRD-017)

   7.2 《工程變更作業規範》             (IRD-015)

8.使用表單:

8.1 《文件/圖面一覽表》                (PGA002-001A)

8.2 《文件標準格式》(首頁)           (PGA002-003B)

8.3 《文件標準格式》(續頁)           (PGA002-004A)

8.4 《文件會簽表》                         (PGA002-005B)

8.5《文件/圖面分發記錄表》         (PGA002-007C)

8.6《文件特殊分發申請表》          (PGA002-008B)

8.7《文件制(修)訂記錄》               (PGA002-011A)

  8.8《品質記錄一覽表》                  (PGA002-012A)

8.9《品質記錄銷毀申請表》          (PGA002-013A)